Periodiske kørsler

Modulet gør det muligt at slette gamle og dermed irrelevante data fra systemet. GDPR-reglerne foreskriver også, at data, som ikke længere er regnskabsmæssigt nødvendige, eller hvor der ikke længere er garantiforpligtelser knyttet til dem, skal slettes. GlasData er som standard sat op til at slette data fra regnskabsårets begyndelse og ældre end 5 år fra den dato. Du har mulighed for at slette følgende:

1. Statistikposter
2. Gamle fakturaer
3. Slet i journaler
4. Slet tilbud (slettes standard efter 2 år)
5. Slet forespørgsler
6. Slet betalte poster
7. Slet sager (standard 2 år)
8. Slet bilag
9. Slet log
10. Slet i logwf
11. Slet i maillog
12. Vis datamængder
13. Årsafslutning af finans

Skærmbilledet vises i funktionerne 1, 3, 4, 5, 6 og 7. Her kan du ændre den dato, der bestemmer, hvor langt tilbage GlasData skal beholde data. Er data ældre end den dato, du angiver, bliver de slettet.

Gamle fakturaer

Med modulet kan du slette fakturaer ud fra enten et interval af fakturanumre eller et datointerval. Vil du have en mere omfattende oprydning, kan du vælge at slette alle betalte fakturaer. Når du gør det, beholder GlasData kun de fakturaer, der endnu ikke er betalt.

Vælger du den første funktion, skal du blot udfylde intervallerne og trykke OK. Så slettes de gamle fakturaer.

Skærmbilledet for datointerval ser næsten ens ud.

Slet i journaler

Journaler slettes automatisk i GlasData, når de er mere end 5 år gamle. Men i modulet kan du også slette dem manuelt. Her vises, hvor mange journaler (faktura- og bogføringsjournaler) der er dannet i de enkelte år. Dobbeltklikker du fx på regnskabsåret 2019070, bliver de 138 journaler slettet, hvis du bekræfter handlingen i den efterfølgende dialog.

Slet betalte poster

Skal du følge reglerne i GDPR-lovgivningen, går du ind i modulet og sletter debitorer og kreditorer, der ligger mere end 5 år tilbage. De bliver dog kun slettet, hvis der ikke længere er noget økonomisk mellemværende.

Slet i logwf

(Dokumentation er under udarbejdelse.)

Slet i maillog

Filen indeholder oplysninger om status på afsendelse af mail.

Når betalingen af en faktura er fuldført, har oplysningerne ikke længere nogen værdi. Derfor sletter programmet dem.

Årsafslutning

Programmet starter med at kontrollere følgende:

1. Manglende navne på finanskontoer
   Først kontrolleres det, om der findes finanskontoer uden navn. Hvis det er tilfældet, skal du gå ind under Kartoteker -> Finans og enten slette kontoen eller give den et navn.

2. Ubogførte fakturaer eller kreditnotaer
   Dernæst kontrolleres der for fakturaer eller kreditnotaer, som er efterladt uden at være bogført. Hvis der findes nogen, skal du tage stilling til, hvordan de skal behandles:

Hvis der er tale om en fejlindtastning, kan du vælge at slette indholdet. Hvis dokumentet er korrekt, men blot mangler bogføring, kan du rette datoen, udskrive og bogføre det i det aktuelle regnskabsår.

Når der ikke længere er fejl, der skal rettes, viser GlasData det beløb, som bliver tilskrevet egenkapitalen. Herefter udtrækker programmet alle posteringer fra det år, du ønsker at afslutte. Posteringer, som allerede ligger i det nye regnskabsår, forbliver uberørte. På den måde kan du fortsat bogføre og fakturere på tværs af en årsafslutning uden at være afhængig af, at alt i det gamle år er registreret på forhånd.

Vi anbefaler, at du venter med at køre årsafslutningen, indtil du har modtaget efterposteringerne fra din revisor.

Bemærk! Årsafslutning må kun udføres én gang pr. regnskabsår.